Privacyverklaring

Wie verwerkt je gegevens

BackBone IT B.V., Nieuwstraat 77F, 5211 NL 's-Hertogenbosch. KvK 42111242. Vragen over deze verklaring of over je gegevens: info@back-bone.nl of 073 648 2161.

Wat we niet met je gegevens doen

We verkopen je gegevens nooit aan derden en gebruiken ze niet voor advertenties of profilering. We vragen nooit om je geboortedatum, BSN of een identiteitsbewijs; bij twijfel over met wie we zaken doen vragen we een uittreksel van de Kamer van Koophandel. We geven gegevens alleen aan anderen als dat nodig is om de overeenkomst uit te voeren, of wanneer de politie daar bij misbruik of fraude om verzoekt.

Welke gegevens en waarvoor

We verwerken alleen wat nodig is om je vraag te behandelen en onze diensten te leveren.

1. Contactformulier: je naam, e-mailadres, telefoonnummer, bedrijfsnaam en de inhoud van je bericht, plus een eventuele bijlage. We gebruiken dit om te reageren en om het gesprek voor te bereiden. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst of ons gerechtvaardigd belang om op je vraag te reageren.
2. Kennismaking plannen: je naam, e-mailadres en het gekozen moment, zodat we de afspraak kunnen vastleggen en je een uitnodiging en herinnering kunnen sturen.
3. Klantadministratie: bedrijfsnaam, je volledige naam, adres, postcode en plaats, en waar nodig je IBAN. Dat hebben we nodig om een nette factuur te maken en te weten met wie we zaken doen. Je e-mailadres en telefoonnummer gebruiken we om contact op te nemen, en om je per e-mail of sms te informeren over storingen die jouw diensten raken.
4. Hosting en beheer: het IP-adres waarmee je onze site bezoekt komt in de webserverlogs. Verricht je handelingen in het klantenpaneel, dan leggen we vast wie wat wanneer heeft gedaan. Bij een e-maildienst houden we metadata en inlogpogingen bij. Dat gebruiken we om storingen op te lossen en misbruik tegen te gaan.
5. Websitestatistieken: alleen als je daar toestemming voor geeft. Zonder toestemming meten we niets.

Wie je gegevens kan zien

Binnen BackBone IT hebben alleen de mensen die aan je vraag of project werken toegang. We verkopen je gegevens niet en gebruiken ze niet voor advertenties of profilering.

We schakelen leveranciers in die namens ons gegevens verwerken. Voor hun eigen verklaring verwijzen we naar hun site:

• Openprovider — hier registreren we alle domeinnamen: privacyverklaring.
• OVH / So you Start — hier staan onze servers: gegevensverwerkingsovereenkomst.
• Xtress v.o.f. — hier is onze boekhouding ondergebracht.
• VoipPlanet — hier is onze telefonie ondergebracht. Alleen je telefoonnummer, de datum, het tijdstip en de duur van het gesprek worden daar tijdelijk bewaard.
• Cal.com — voor het plannen van een kennismaking. Deze dienst draait op onze eigen omgeving.
• Google Ireland Limited — voor websitestatistieken via Google Analytics 4, alleen als je daar toestemming voor geeft. IP-adressen worden ingekort en advertentiefuncties staan uit. Verwerking kan buiten de EU plaatsvinden, op basis van de standaardcontractbepalingen.

Met deze partijen hebben we een verwerkersovereenkomst. Verwerking vindt plaats binnen de Europese Unie, behalve waar hierboven anders staat.

Gegevens bij software die wij bouwen

Bouwen of beheren we software voor je, dan ben jij verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens die daarin staan en zijn wij verwerker. Wat we met die gegevens mogen doen, staat in de verwerkersovereenkomst bij het project. Voor ontwikkelen en testen gebruiken we waar mogelijk geen echte persoonsgegevens.

AI-functies

Zit er AI in een oplossing die we voor je bouwen, dan spreken we vooraf af welke gegevens naar welk model gaan, of die gegevens gebruikt mogen worden om modellen te trainen (standaard niet), en wie de uitkomsten controleert. AI-uitkomsten zijn niet foutloos; belangrijke beslissingen blijven bij een mens.

Hoe lang we gegevens bewaren

• Berichten via het formulier: tot twee jaar na het laatste contact, zodat we een lopend gesprek kunnen terugvinden.
• Persoons- en financiële gegevens in de administratie: zeven jaar. Daartoe zijn we wettelijk verplicht voor de Belastingdienst. Daarna verwijderen we ze.
• Technische logbestanden: in de regel enkele weken tot maanden, afhankelijk van wat voor het beheer nodig is.
• Statistieken: geanonimiseerd, maximaal 14 maanden.

Beveiliging

• Elk formulier op onze site loopt over een versleutelde verbinding, zodat ingevulde gegevens niet zijn af te tappen.
• Je gegevens staan in een database op een versleuteld systeem, alleen toegankelijk voor onze eigen medewerkers en onze accountant.
• Applicaties die persoonsgegevens uitwisselen, doen dat uitsluitend over beveiligde verbindingen.
• We maken regelmatig back-ups om dataverlies te voorkomen.
• We gebruiken sterke wachtwoorden uit een wachtwoordbeheerder en waar mogelijk tweefactorauthenticatie. Dat adviseren we onze klanten ook. Stellen wij een wachtwoord voor je in, dan volgen we onze eigen richtlijnen daarvoor.
• We houden updates van servers en applicaties bij.

Zie je een kwetsbaarheid? Mail info@back-bone.nl, dan pakken we het op.

Je rechten

Je mag je gegevens inzien, laten corrigeren of laten verwijderen, de verwerking laten beperken, bezwaar maken en je gegevens laten overdragen. Heb je toestemming gegeven, dan kun je die altijd intrekken. Stuur je verzoek naar info@back-bone.nl; we reageren binnen een maand. Ben je niet tevreden over hoe we het oppakken, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wijzigingen

We passen deze verklaring aan als onze dienstverlening of de regels veranderen. De actuele versie staat altijd op deze pagina.